Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę musi być konkretna. Ogólniki kosztują pracodawcę

Spółdzielnia wypowiedziała umowy o pracę dwóm pracownikom. W pismach wskazała m.in. „lekceważący stosunek do przełożonego”, „brak zaangażowania w proponowane przez przełożonego rozwiązania” i „brak należytej i oczekiwanej współpracy z bezpośrednim przełożonym”. Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Śródmieścia zasądził na rzecz zwolnionych 24 300 zł i 15 943 zł odszkodowania, Sąd Okręgowy we Wrocławiu oddalił apelację pracodawcy, a Sąd Najwyższy postanowieniem z 3 sierpnia 2026 r. (I PSK 541/26) odmówił przyjęcia skargi kasacyjnej do rozpoznania. Powód jest zawsze ten sam: przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę musi być rzeczywista i konkretna, a ogólnik, który pasuje do każdego pracownika, tych wymagań nie spełnia.

To orzeczenie nie tworzy nowej zasady, tylko potwierdza linię, którą Sąd Najwyższy prowadzi od ponad dwudziestu lat. Właśnie dlatego warto je znać, ponieważ pracodawca, który pisze wypowiedzenie „na skróty”, może przegrać w sądzie pracy, a pracownik, który otrzymał pismo pełne ogólników, ma realne roszczenie o odszkodowanie. W artykule wyjaśniam, czego sądy wymagają od pracodawcy, wskazuję, na czym pracodawca w tej sprawie się potknął, i opisuję, co z tego wynika dla pracodawcy.

Co znaczy „konkretna przyczyna wypowiedzenia”?

Punktem wyjścia jest art. 30 § 4 Kodeksu pracy, który przewiduje, że w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony, a także o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy. Przepis nie mówi wprost, jak szczegółowa ma być ta przyczyna. Treść tego wymogu wypracowało orzecznictwo, a Sąd Najwyższy w sprawie I PSK 541/26 zebrał ją w kilku zdaniach.

Z uzasadnienia postanowienia SN z 3.08.2026 r., I PSK 541/26: wypowiedzenie jest zwykłym trybem rozwiązania umowy o pracę, który nie wymaga co prawda podania przyczyny doniosłej czy wyjątkowej, niemniej jednak przyczyna rozwiązania stosunku pracy musi być rzeczywista i sformułowana w sposób konkretny. Niedopuszczalne jest użycie ogólnikowego zwrotu bądź powtórzenia wyrażeń ustawowych. „Konkretność przekazu” przyczyny wymaga określenia takich elementów, jak: czas, miejsce, sposób zachowania pracownika, skutek dla pracodawcy itp. Nie oznacza to konieczności opisywania wszystkiego drobiazgowo, ale przyczyna musi być wystarczająco skonkretyzowana.

Z tego fragmentu i z dalszej części uzasadnienia wynikają cztery reguły, które warto zapamiętać:

• Przyczyna nie musi być poważna, ale musi być prawdziwa. Wypowiedzenie to zwykły sposób zakończenia umowy, więc wystarczy przyczyna zwyczajna. Musi jednak istnieć naprawdę, a w razie sporu to pracodawca wykazuje przed sądem, że zarzucane zachowania miały miejsce.
• Przyczyna musi być konkretna, czyli osadzona w faktach. Sąd Najwyższy wskazuje elementy, które ją konkretyzują, tzn. kiedy, gdzie, na czym polegało zachowanie pracownika i jaki miało skutek dla pracodawcy. Ogólnik („niewłaściwa postawa”, „brak zaangażowania”) albo przepisane z ustawy sformułowanie tych elementów nie zawiera.
• Miarą konkretności jest zrozumiałość dla pracownika. Celem art. 30 § 4 k.p. jest umożliwienie pracownikowi obrony, ponieważ ma on wiedzieć, za co konkretnie został zwolniony, i móc ocenić, czy powinien kwestionować wypowiedzenie w sądzie. Dlatego konkretność ocenia się z uwzględnieniem innych okoliczności znanych pracownikowi, na przykład wcześniejszych rozmów czy pism, które doprecyzowują zarzut.
• Przyczyny nie można rozbudowywać dopiero w sądzie. Pracodawca nie może powoływać w procesie nowych, wcześniej niewskazanych i nieznanych pracownikowi przyczyn. Sąd bada tylko to, co znalazło się w piśmie wypowiadającym umowę. To w praktyce najkosztowniejsza pułapka dla pracodawców, bo o wyniku sprawy przesądza treść dokumentu sporządzonego często w kilka minut.

Sąd Najwyższy oparł się tu na własnych wcześniejszych orzeczeniach, m.in. na postanowieniu z 16 stycznia 2024 r., I PSK 111/23 (LEX nr 3656870), wyroku z 10 maja 2000 r., I PKN 641/99 (OSNP 2001, nr 20, poz. 618) i wyroku z 8 maja 2024 r., II PSKP 67/23 (OSNP 2025, nr 2, poz. 13). Linia jest więc ugruntowana i nic nie wskazuje, by miała się zmienić.

Dlaczego pracodawca przegrał w trzech instancjach?

W omawianej sprawie pracodawca, spółdzielnia, wskazał jako przyczyny wypowiedzenia: lekceważący stosunek do przełożonego, brak zaangażowania w proponowane przez przełożonego rozwiązania dotyczące zasad wykonywania obowiązków i organizacji pracy na powierzonym stanowisku oraz brak należytej i oczekiwanej współpracy z bezpośrednim przełożonym. Jednemu z pracowników zarzucono dodatkowo nierzetelne wykonywanie procedur regulaminu windykacji należności i nieprofesjonalne podejście do obowiązku rzetelnej obsługi lokatorów.

Sąd Okręgowy we Wrocławiu uznał te przyczyny za sformułowane w sposób niekonkretny i nierzeczywisty. Zabrakło w nich wskazania, kiedy i w jaki sposób pracownicy mieli okazywać lekceważenie, jakich rozwiązań przełożonego nie wdrożyli i jakie to miało skutki. Co więcej, w toku procesu pracodawca nie zdołał wykazać, że pracownicy rzeczywiście odnosili się do Głównej Księgowej w sposób lekceważący albo nie angażowali się należycie w proponowane przez nią rozwiązania. Wypowiedzenia uznano zatem za nieuzasadnione, co otworzyło drogę do odszkodowania na podstawie art. 45 § 1 k.p.

Pracodawca próbował jeszcze przekonać Sąd Najwyższy, że istnieje zagadnienie prawne wymagające rozstrzygnięcia, tzn. czy sąd może oceniać wagę przyczyny wypowiedzenia z pominięciem stanowiska pracodawcy dbającego o zasady współżycia społecznego w zakładzie pracy. Sąd Najwyższy odpowiedział, że tak postawione pytanie nie dotyczy wykładni art. 30 § 4 k.p., lecz oceny faktów w konkretnej sprawie, a ta nie jest przedmiotem skargi kasacyjnej. Skarga nie została przyjęta do rozpoznania, a pracodawca poniósł dodatkowo koszty zastępstwa procesowego obu pracowników w postępowaniu kasacyjnym.

Warto zwrócić uwagę na proporcje. Spór o dwa wypowiedzenia przeszedł przez trzy instancje i zakończył się po ponad dwóch latach od rozwiązania umów (odsetki zasądzono od 6 lutego 2024 r., postanowienie SN zapadło w sierpniu 2026 r.). Łączne obciążenie pracodawcy to ponad 40 tys. zł odszkodowań z odsetkami, koszty procesu we wszystkich instancjach i własna obsługa prawna. Wszystkiego tego można było uniknąć, poświęcając więcej uwagi treści jednego pisma.

Dla pracodawcy: jak napisać przyczynę, która obroni się w sądzie

Z orzecznictwa wynika prosta metoda: przyczyna wypowiedzenia powinna być opisem faktów, a nie oceną pracownika. Zamiast etykiety („brak zaangażowania”) wskazujemy zdarzenia, które do tej etykiety prowadzą. Poniższe zestawienie ma charakter przykładowy i nie pochodzi z omawianej sprawy.

• Sformułowanie ryzykowne: „Nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych i brak współpracy z przełożonym.”
• Sformułowanie konkretne: „Niewykonanie polecenia przełożonego z dnia 12 marca 2026 r. dotyczącego sporządzenia do dnia 20 marca 2026 r. zestawienia zaległości czynszowych za I kwartał 2026 r., mimo pisemnego przypomnienia z dnia 18 marca 2026 r., czego skutkiem było opóźnienie wysyłki wezwań do zapłaty do 31 dłużników o dwa tygodnie.”

Drugie sformułowanie zawiera wszystkie elementy, o których pisze Sąd Najwyższy: czas, zachowanie pracownika, sposób i skutek dla pracodawcy. Jest też weryfikowalne, bo za każdym jego fragmentem stoi dokument, który można przedstawić w sądzie. Przy przygotowaniu wypowiedzenia warto zatem:

1. Zebrać dowody przed napisaniem pisma, nie po. Polecenia na piśmie lub w wiadomościach e-mail, notatki z rozmów, oceny okresowe, reklamacje klientów, raporty. Jeżeli zarzut nie ma oparcia w żadnym dokumencie ani świadku, w sądzie pozostanie gołosłowny.
2. Opisać każdy zarzut jako zdarzenie. Jeżeli zarzutów jest kilka, każdy powinien być samodzielnie zrozumiały. Jedna dobrze udokumentowana przyczyna jest więcej warta niż pięć ogólników.
3. Nie zostawiać niczego „na później”. Tego, czego nie ma w piśmie, nie da się dodać w procesie. Jeżeli pracodawca zna więcej powodów, powinien je wskazać od razu.
4. Pamiętać o formie i pouczeniu. Oświadczenie o wypowiedzeniu powinno nastąpić na piśmie (art. 30 § 3 k.p.) i zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 k.p.). Obowiązek wskazania przyczyny dotyczy obecnie także umów na czas określony.
5. Sprawdzić, czy pracownik nie podlega ochronie szczególnej i czy nie są wymagane dodatkowe procedury, na przykład konsultacja ze związkiem zawodowym. To odrębne zagadnienia, ale ich pominięcie również prowadzi do przegranej.

Takie dokumenty przygotowuję i opiniuję dla pracodawców w ramach obsługi prawnej przedsiębiorców i instytucji. Konsultacja treści wypowiedzenia przed jego wręczeniem jest nieporównanie tańsza niż proces w trzech instancjach.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę?

Tak. Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub na czas nieokreślony powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie. Obowiązek ten nie dotyczy wypowiedzenia składanego przez pracownika.

Czy „utrata zaufania” albo „brak zaangażowania” to wystarczająca przyczyna wypowiedzenia?

Sama etykieta nie wystarczy. Według Sądu Najwyższego niedopuszczalne jest użycie ogólnikowego zwrotu bądź powtórzenia wyrażeń ustawowych; przyczyna powinna wskazywać czas, miejsce, sposób zachowania pracownika i skutek dla pracodawcy. Takie sformułowanie może się obronić tylko wtedy, gdy w piśmie lub w znanych pracownikowi okolicznościach wskazano konkretne zdarzenia, które do utraty zaufania doprowadziły.

Czy pracodawca może w sądzie dodać nowe powody zwolnienia?

Nie. Sąd Najwyższy w sprawie I PSK 541/26 powtórzył, że pracodawca nie może powoływać w postępowaniu sądowym nowych, wcześniej niewskazanych i nieznanych pracownikowi przyczyn wypowiedzenia. Przyczyny należy przedstawić pracownikowi w sposób jednoznaczny i konkretny już w treści wypowiedzenia.

Ile wynosi odszkodowanie za nieuzasadnione wypowiedzenie?

Co do zasady równowartość wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie mniej jednak niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia (art. 47¹ k.p.). Zamiast odszkodowania pracownik może żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne albo przywrócenia do pracy, choć sąd może w pewnych sytuacjach zasądzić odszkodowanie mimo takiego żądania.

Czy przyczyna wypowiedzenia musi być poważna?

Nie. Wypowiedzenie jest zwykłym trybem rozwiązania umowy o pracę i nie wymaga przyczyny doniosłej ani wyjątkowej. Musi być jednak rzeczywista, konkretna i zrozumiała dla pracownika, a w razie sporu pracodawca musi ją udowodnić.

---

Autor: Szymon Reich, radca prawny wpisany na listę radców prawnych prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych w Wałbrzychu, nr wpisu WŁ/JG/359. Prowadzi stałą obsługę prawną przedsiębiorców i instytucji, w tym sprawy z zakresu prawa pracy po stronie pracodawców i pracowników. Więcej o kancelarii.

Stan prawny na dzień: 26.10.2026. Omawiane orzeczenie: postanowienie Sądu Najwyższego z 3.08.2026 r., I PSK 541/26, LEX nr 4131642 (odmowa przyjęcia skargi kasacyjnej od wyroku Sądu Okręgowego we Wrocławiu z 9.09.2025 r., VIII Pa 218/25). Orzeczenia powołane w uzasadnieniu: postanowienie SN z 16.01.2024 r., I PSK 111/23, LEX nr 3656870; wyrok SN z 10.05.2000 r., I PKN 641/99, OSNP 2001, nr 20, poz. 618; wyrok SN z 8.05.2024 r., II PSKP 67/23, OSNP 2025, nr 2, poz. 13. Przepisy: ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.